Хотите снизить себестоимость – оптимизируйте расходы

Цена вопросаПрактически у  каждого  предпринимателя есть своя труба. Хорошо, если труба существует для того, чтобы приносить деньги. Еще лучше, чтобы она и деньги приносила, и экология не сильно страдала. Плохо, когда труба работает так, что в нее эти самые деньги просто вылетают… Вам известно, какая «пропускная способность» может быть у Вашей собственной трубы? Где именно она находится? Каковы причины столь не свойственной современному бизнесу бесхозяйственности, которая еще встречается у нашего предпринимателя?

 

Оптимизация затрат и снижение себестоимости продукции были и остаются одними из важнейших нерешённых задач украинского бизнеса. Это касается не только крупных предприятий из ресурсоемких отраслей (металлургия, машиностроение и т.п.). Слишком высокой является себестоимость продукции предприятий малого и среднего бизнеса, частных предпринимателей, в т.ч. работающих в сфере услуг. А здесь и технологический цикл проще, и масштаб деятельности поменьше. 

Причем, значительная часть себестоимости формируется именно внутри производственного цикла, при выполнении собственных бизнес-процессов (прямой и скрытый брак, потеря важной информации, повторное выполнение работы или исправление допущенных ошибок, обездвиженные складские запасы, необоснованные отсрочки платежей и т.д.). Все это стоит денег и зачастую немалых.

В этой статье речь пойдет не о так называемой «оптимизации налогообложения». Мы будем говорить о реальной себестоимости товаров и услуг, с точки зрения качества и эффективности управления бизнесом. И соответственно о рентабельности бизнеса.

Под «реальной себестоимостью» подразумеваем все затраты, связанные с управлением деятельностью,  снабжением, производством, распределением, хранением и сбытом продукции, которые фактически несет частный предприниматель. Не зависимо от того, как эти затраты классифицируются в обычном налоговом или бухгалтерском учете. Тем более, что значительная часть их не учитывается никак, в т.ч. время, реально затрачиваемое на выполнение тех или иных операций, и ресурсы, которые для этого привлекаются. Необходимо оценить собственные бизнес-процессы и качество управленческих решений, принимаемых частным предпринимателем. Ведь очевидно, что частный бизнес тоже нуждается в управлении, в менеджменте.

 

В моей консалтинговой практике встречались предприниматели, у которых до 70 % реальной себестоимости продукции составляли затраты, возникающие вследствие технологического, управленческого и исполнительского брака! Улучшение планирования и организации работы, повышение качества исполнения позволяло увеличить реальный доход предпринимателя в 2 раза, без изменения конечной цены продукции.

Так, анализ затрат на содержание офиса, который был проведен совместно с одним из частных предпринимателей, имеющим несколько наемных работников, показал, что только выдачи из кассы ЧП «на чай, кофе, бутерброды» составляли у него более 1000 грн. в месяц! И еще около 2000 грн. ежемесячно уходило на оплату телефонных счетов. Для него дешевле было бы купить и оплачивать еще 2 безлимитных мобильных телефона. Как выяснилось, подобные затраты на содержание офиса в общей сложности составили почти 32000 грн. в месяц, т.е. около четверти валового дохода ЧП. Просто до этого момента никто затрат толком не считал и не анализировал на предмет их целесообразности.

Между тем у западного среднестатистического бизнесмена до 70 % себестоимости продукции – это затраты на персонал (подбор, наем, организация рабочего места, заработная плата, инвестиции в обучение, развитие, повышение квалификации). В итоге ведь именно неквалифицированный или слабо мотивированный персонал все эти затраты и производит: там прямой брак допустил, там информацию передал не вовремя, там не доглядел, здесь недоработал…

 

Каковы основные причины высокой себестоимости бизнес-процессов, товаров и услуг в частном предпринимательстве? Назову некоторые из них, связанные с управлением бизнесом.

Причина первая – наш частный предприниматель является в одном лице и инвестором, и руководителем (топ-менеджером), и старшим исполнителем значительной части работы, даже если у него есть какой-то штат сотрудников. Как говорится, «и жнец, и щвец, и …офис-менеджер».

Причина вторая – очень немногие предприниматели задумываются над тем, во что реально обходится 1 час работы его собственной и 1 час работы каждого из наемных работников, если таковые имеются. А если их нет, то не дешевле ли будет нанять кого-то для выполнения менее значимой и менее ответственной работы, чем делать все самому?

Причина третья – нецелевое или недостаточно эффективное использование ресурсов (финансовых, материальных, кадровых и др.) вследствие отсутствия планирования деятельности и анализа результатов.

Причина четвертая – предприниматели не всегда объективно оценивают качество и последствия собственных управленческих решений (их своевременность, разумность, стоимость, обоснованность). Не делают выводов, предпочитая всю жизнь учиться на своих ошибках.

Причина пятая – элементарная невнимательность и безответственность. Всегда у всех есть время, возможность (и, видимо, желание?) переделывать, но не всегда и не у всех есть время и желание сделать всё правильно с первого раза.

Причина шестая – многие предприниматели ориентированы только на прибыль, но не на качество собственных товаров и услуг и соответственно не на клиента. А ведь именно клиент является источником прибыли. Чем меньше внимания к качеству – тем больше затрат на устранение брака. Чем меньше внимания уделяется клиенту – тем больше денег необходимо потратить на поиск и привлечение нового.

 

Кто виноват? Тот, кто именно таким образом организовал свою предпринимательскую деятельность и нанял именно таких работников.

Что делать? Выход один – устранять причины!

Что-то принципиально новое здесь изобретать не нужно. Почти всё уже открыли и давно используют на практике «западные» и «восточные» бизнесмены. Нам же остается только применить этот положительный опыт с учетом особенностей и традиций украинского частного предпринимательства. При этом не следует забывать, что от «плохих» традиций пора бы уже отказаться. Тем более, что грядущее вступление Украины в ВТО (Всемирная торговая организация), следующее за этим увеличение иностранного капитала в нашей экономике, приход не только крупных, но, возможно, средних и мелких зарубежных бизнесменов, высококвалифицированных управленцев – это уже вполне реальные угрозы для отечественного предпринимателя.

 

Основное отличие западного предпринимателя от украинского в том, что первый лучше умеет считать деньги и оценивать затраты.  И дело здесь не в жадности или скупости, а в элементарном здравом смысле.

 

Вот несколько практических рекомендаций, направленных на устранение указанных выше причин.

Рекомендация № 1. Главное, что необходимо усвоить каждому руководителю бизнеса, - он должен руководить. Руководить «в хорошем смысле», т.е. управлять. Управлять бизнес-деятельностью, управлять коллективом сотрудников, управлять самим собой. Это значит видеть, слышать, понимать, анализировать, прогнозировать, формулировать цели, принимать решения на основе фактов, четко ставить задачи. И еще – эффективно распределять и использовать  ресурсы, оценивать результаты, делать выводы, улучшать.  

Рекомендация № 2. Заранее планируйте, считайте и анализируйте все затраты. Где и почему они возникают? Соответствует ли это Вашим планам и выделенному на те или иные цели бюджету? Здесь важно своевременно реагировать в случае превышения фактических затрат над плановыми. Поймите, в чем причина. Выросли расходы на бензин при доставке Вашей продукции потребителю – пересмотрите маршрут, оптимизируйте его и т.д.

Рекомендация № 3. Используемые ресурсы не просто считайте, но еще и соотносите их с теми выгодами, которые Вы ожидаете при этом получить. Пример из жизни: за небольшой посылкой из Киева с обычной, недорогой фурнитурой для мебели менеджер отправил грузовик. Дорога в оба конца – 16 км. Пустой пробег, бензин плюс зарплата водителя. Посчитайте сами. Теперь умножьте на 5-6 таких случаев в месяц…

Рекомендация № 4.  Если у Вас есть наемные работники – делегируйте им все функции и полномочия, которые можно  передать без существенного увеличения предпринимательских рисков. У каждого из них должна быть своя, четко определенная, сфера ответственности. Будь-то бухгалтер или секретарь. И постарайтесь сами не выполнять работу за них. Один час ответов на звонки или отправки факсов секретарем обойдется Вам в 5-7 гривень. А сколько фактически будет стоить та же работа, если ее будет выполнять собственник бизнеса? Кроме того, решит ли секретарь или менеджер за него другие, гораздо более важные для бизнеса, задачи?

Рекомендация № 5. Пересмотрите список своих дебиторов и полученных, но фактически не используемых Вами, кредитов. За один месяц непогашенной дебиторской задолженности в сумме 10000 грн. Вы потеряли не менее 150 грн. (неполученная прибыль или обычный доход по депозиту). За один месяц неиспользованного лимита по кредитной линии в размере 100000 грн. – еще несколько сотен гривень в месяц. Ответственный за работу с клиентами или за управление финансами должен своевременно реагировать на такие факты.

 

Посмотрите на свой бизнес со стороны. Избавьтесь от всего, что не направлено на создание потребительской ценности в Ваших товарах и услугах. От всего, что не формирует Ваш доход, не повышает качество бизнес-процессов и конечного продукта.

 

Предвидеть и эффективно регулировать расходы позволяет использование инструментов бизнес-планирования, постоянный анализ структуры затрат и их целесообразности, введение элементов внутреннего управленческого учета и бюджетирования, установление индикаторов (показателей эффективности) бизнес-процессов.

Еще одним важным инструментом, который необходимо использовать для перекрытия потока вылетающих в трубу денег, является управление качеством.  Введение и неукоснительное соблюдение внутренних стандартов качества: требований к качеству собственных решений, к качеству товаров и услуг, к качеству взаимодействия с потребителями и партнерами, к качеству выполнения любых работ, которые направлены на достижение желаемого бизнес-результата.     

Существенный (а для сферы услуг и для торговой деятельности – наиважнейший!!) момент – работа с персоналом.  Если Вы решили нанять работника, то с самого первого дня ставьте ему конкретные задачи и постарайтесь наладить с ним сотрудничество. Стиль управления «Я – начальник, ты – дурак» уже давно не в моде. Четкая постановка цели, объективная оценка результата, выполнение работы «как надо», а не «как умею» - очень важный и неиссякаемый источник внутренних резервов предпринимателя.

Подводя итоги, в целом можно сказать, что бессистемность и спонтанность «ручного управления», слабая прогнозируемость и отсутствие анализа получаемых результатов, низкая квалификация работников создают благоприятные условия для функционирования той самой трубы.

 

Успешного всем бизнеса !

 

© Виталий Лысенко, бизнес-консультант,

Управляющий партнёр компании

 

 

Опубликовано в газете "Частный предприниматель" №3 (167), февраль 2007